Cómo responder a una solicitud de presupuesto de transporte
Una solicitud de presupuesto casi nunca llega completa: falta el peso, la fecha o el código postal, y mientras preguntas, el cliente recibe otras respuestas. Esta guía recoge qué comprobar, qué preguntar y cómo escribir la respuesta para que el cliente pueda decir que sí sin volver a escribirte.
Lee la solicitud buscando lo que necesitas para cobrar
Antes de calcular nada, separa lo que cambia el precio de lo que no. Para un porte de carga general suele bastar con esto:
- Origen y destino, con población o código postal: de ahí sale la distancia por carretera.
- Qué se mueve: número de pallets o bultos y un peso aproximado.
- Fecha de recogida y, si la hay, de entrega.
- Condiciones de carga y descarga: muelle, plataforma elevadora, horarios.
Pregunta solo lo que tus tarifas necesitan
Si cobras por kilómetro y por pallet, el peso no cambia tu precio: no hace falta preguntarlo para dar presupuesto. Las referencias del pedido, el valor de la mercancía o el contacto en destino son necesarios para hacer el servicio, no para ponerle precio; se piden cuando el cliente ya ha aceptado.
Cuando de verdad falta algo, pídelo todo en un solo mensaje, en una lista corta, y di que mandas el precio en cuanto lo tengas. Cada pregunta suelta es un correo más de ida y vuelta.
Calcula con tus reglas, no de memoria
Un número redondo calculado de cabeza es difícil de defender cuando el cliente regatea, y es fácil olvidar un recargo. Un desglose por líneas se explica solo. Este es un Madrid–Valencia de 8 pallets y 3.200 kg con las tarifas de ejemplo de la demo:
- Base
- 50,00 €
- 0,80 €/km
- 355 km × 0,80 €284,00 €
- 0,15 €/kg
- 3200 kg × 0,15 €480,00 €
- 20 €/pallet
- 8 pallets × 20,00 €160,00 €
Escribe una respuesta que se pueda aceptar sin preguntar nada
- El total primero, y claro si lleva el IVA o no.
- El desglose en pocas líneas, para que se vea de dónde sale.
- Qué incluye y qué no: esperas, plataforma elevadora, paralizaciones.
- La validez de la oferta y la fecha de recogida que ofreces.
- Cómo aceptarla: basta con responder al correo.
Contesta en el mismo hilo del correo del cliente: así tiene la petición y el precio juntos, y tu respuesta no se pierde entre el resto de su bandeja.
Plantilla de respuesta
Cambia lo que va entre corchetes por tus condiciones. El precio y el desglose son los del ejemplo de arriba.
Asunto: Re: Presupuesto transporte Madrid – Valencia
Hola, Ana: Gracias por contar con nosotros. Para el transporte de 8 pallets (3.200 kg) de Madrid a Valencia, con recogida el día que nos indicas, el precio es de 974,00 € + IVA. Desglose: - Precio base: 50,00 € - Por kilómetro: 355 km × 0,80 € = 284,00 € - Por kilo: 3200 kg × 0,15 € = 480,00 € - Por pallet: 8 pallets × 20,00 € = 160,00 € Incluye carga y descarga en muelle. No incluye esperas de más de [2 horas] ni plataforma elevadora; si la necesitáis, avisadnos y la añadimos. La oferta es válida durante [15 días]. Para confirmarla, basta con responder a este correo. Un saludo, [Tu nombre] [Empresa] · [Teléfono]
Si trabajas con varias reglas —por kilo y por pallet, recargos, un mínimo—, la calculadora de presupuestos las aplica en el orden correcto, y el generador redacta el correo a partir de la solicitud de tu cliente.
Dónde se va el tiempo
Casi nunca en el cálculo. Se va en leer el correo, buscar la distancia, abrir la hoja de tarifas y redactar la respuesta, una solicitud tras otra. Quote Process hace esos pasos con cada solicitud que llega a tu Gmail y te deja el borrador con el desglose listo para revisar y enviar. Nada sale sin que tú lo apruebes.