Política de privacidad

Quién trata tus datos

Responsable: Alexis Zanotti Orellana, NIF PENDIENTE: 61132808G, con domicilio en Calle La Ribera 1, Puerta 7 Torrente, Valencia, España CP 46900. Contacto para cualquier asunto de protección de datos: info@quoteprocess.com.

Esta política explica el tratamiento de datos personales en el sitio web www.quoteprocess.com y en la aplicación QuoteProcess.

Dos papeles distintos, y conviene no confundirlos

QuoteProcess es responsable del tratamiento de los datos de tu cuenta y de tu relación comercial con nosotros: quién eres, con qué correo entras, qué plan tienes y cómo usas el servicio.

De los datos que hay dentro de tu buzón —los correos de tus clientes, sus nombres, sus direcciones y sus mercancías— el responsable eres tú. Nosotros actuamos como encargado del tratamiento y solo los tratamos siguiendo tus instrucciones, en los términos del Contrato de encargado del tratamiento que forma parte de tu contrato con nosotros.

Qué datos tratamos y de dónde salen

• Cuenta: nombre, dirección de correo, imagen de perfil y proveedor de identidad, tal como los devuelve Google o Microsoft al iniciar sesión. Se piden únicamente los permisos openid, email y profile.
• Empresa: nombre comercial, correo, teléfono, idioma, plantilla de respuesta y reglas de tarifa que configures.
• Conexión de buzón: la dirección del buzón conectado y las credenciales de acceso, siempre cifradas con AES-256-GCM. No almacenamos tu contraseña de Google ni de Microsoft: nunca llega a nosotros.
• Contenido de mensajes: de los correos que el filtro identifica como solicitudes de transporte guardamos remitente, destinatario, asunto, cuerpo, identificador del mensaje y del hilo en el proveedor, y fecha. De los correos descartados no se guarda contenido alguno, solo el número de mensajes revisados.
• Datos extraídos de cada solicitud: origen, destino, distancia, peso, palés, bultos, volumen, fecha de recogida, mercancía y nombre y contacto de la persona que la envía.
• Presupuestos: importe, desglose, borrador de respuesta, fecha de envío y tu valoración sobre si el presupuesto era correcto.
• Métricas de funcionamiento: número de correos revisados, descartados, procesados y fallidos por cada sondeo. Son recuentos agregados, sin contenido ni direcciones.
• Facturación: identificador de cliente en la pasarela de pago. Los datos de tarjeta los trata directamente Stripe y no pasan por nuestros servidores en ningún momento.
• Demo pública: la dirección IP, durante un máximo de una hora, únicamente para aplicar el límite de diez usos, más el texto que se pegue en el formulario.

Para qué y con qué base jurídica

No hay decisiones automatizadas con efectos jurídicos: ningún presupuesto sale del sistema sin que una persona lo revise y pulse enviar.

• Prestar el servicio contratado —leer el buzón, extraer los datos, calcular el precio y redactar la respuesta—: ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD).
• Acceder a tu buzón de Google o Microsoft: tu consentimiento expreso, otorgado en la pantalla de permisos del proveedor y revocable en cualquier momento (art. 6.1.a RGPD).
• Facturar y cumplir obligaciones contables y fiscales: obligación legal (art. 6.1.c RGPD).
• Seguridad, prevención del abuso y límite de uso de la demo: interés legítimo en proteger el servicio (art. 6.1.f RGPD).
• Mejorar el producto a partir de métricas agregadas y de tu valoración de los presupuestos: interés legítimo (art. 6.1.f RGPD).

Acceso a tu buzón: qué permisos pedimos exactamente

Para funcionar, QuoteProcess necesita leer los correos entrantes y enviar la respuesta desde tu propia dirección. Los permisos son estos y ninguno más:

• Google: https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly para leer los mensajes y https://www.googleapis.com/auth/gmail.send para enviar la respuesta. No se pide permiso para borrar, ni para modificar etiquetas, ni para acceder a contactos, Drive o Calendar.
• Microsoft: Mail.Read para leer, Mail.Send para responder, User.Read para saber de qué buzón es la conexión y offline_access para poder seguir sondeando sin pedirte que entres cada hora.
• El sondeo es programado y no continuo: una pasada diaria, más las que lances tú manualmente desde la aplicación.
• Puedes revocar el acceso cuando quieras, desde la propia aplicación o desde myaccount.google.com/permissions y myapps.microsoft.com. Al revocarlo dejamos de poder leer nada nuevo de inmediato.

Uso limitado de los datos de Google (Limited Use)

The use and transfer of information received from Google APIs to any other app by QuoteProcess will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

En español y sin rodeos: los datos que obtenemos de Gmail se usan solo para prestarte funciones visibles del servicio; no se venden ni se ceden a terceros; no se usan para publicidad ni para entrenar modelos de inteligencia artificial de propósito general; y ninguna persona los lee, salvo que tú nos lo pidas expresamente, que sea imprescindible por seguridad o para resolver una incidencia, o que lo exija la ley.

Inteligencia artificial

El texto de los correos identificados como solicitud se envía a un modelo de lenguaje para extraer los datos logísticos y redactar el borrador de respuesta. Usamos modelos de Anthropic (Claude) a través de la pasarela de Vercel. Según los términos comerciales de ese proveedor, el contenido enviado a través de su API no se utiliza para entrenar modelos.

El modelo nunca calcula el precio. Devuelve datos estructurados que se validan antes de guardarse, y el importe lo calcula un motor determinista con tus propias reglas, en céntimos enteros y con el desglose a la vista.

Antes de llamar al modelo, un filtro descarta el correo evidente que no es una solicitud. De esos mensajes no se envía nada a ningún proveedor de IA.

Con quién compartimos los datos

Solo con los proveedores necesarios para prestar el servicio, todos ellos con contrato de encargado y las garantías del artículo 28 del RGPD. La lista completa, con finalidad y ubicación de cada uno, está en la página de subencargados y se mantiene actualizada.

No vendemos datos personales ni los cedemos con fines publicitarios. Fuera de esos proveedores, solo se comunican datos cuando lo exige una obligación legal o el requerimiento de una autoridad competente.

Transferencias internacionales

Algunos proveedores están establecidos en Estados Unidos. Esas transferencias se amparan en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. cuando el proveedor está certificado, o en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea junto con las medidas complementarias que correspondan. La base de datos está alojada en la Unión Europea, en la región de Fráncfort (Alemania).

Cuánto conservamos los datos

• Correos procesados, solicitudes y presupuestos: mientras la cuenta esté activa y hasta treinta días después de darla de baja. Pasado ese plazo se borran.
• Datos de cuenta y de empresa: mientras la cuenta esté activa y treinta días más.
• Facturas y documentación contable: seis años, por obligación mercantil y fiscal.
• Credenciales de buzón: hasta que desconectes el canal o borres la cuenta; entonces se eliminan.
• IP de la demo pública: una hora como máximo, lo que dura la ventana del contador.
• Métricas agregadas de sondeo y caché de distancias entre localidades: se conservan sin límite porque no contienen datos personales.

Seguridad

• Todo el tráfico va cifrado en tránsito con TLS.
• Las credenciales de acceso a los buzones se guardan cifradas con AES-256-GCM y una clave que no vive en la base de datos.
• Cada empresa está aislada: toda consulta a la base de datos va acotada por su identificador de empresa.
• El acceso a los sistemas de producción está limitado a las personas que lo necesitan y protegido con doble factor.
• La aplicación no se indexa en buscadores y las rutas privadas exigen sesión iniciada.

Tus derechos

Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición, así como retirar tu consentimiento en cualquier momento, escribiendo a info@quoteprocess.com desde la dirección asociada a tu cuenta. Responderemos en el plazo de un mes.

Si crees que no hemos atendido bien tu solicitud, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es), C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid.

Si tus datos están en el buzón de una empresa cliente de QuoteProcess —por ejemplo, porque le pediste un presupuesto por correo—, dirígete a esa empresa, que es la responsable. Si nos escribes a nosotros, te pondremos en contacto con ella.

Menores

QuoteProcess es un servicio profesional dirigido a empresas y personas trabajadoras autónomas. No está destinado a menores de edad ni recogemos sus datos conscientemente.

Cambios en esta política

Si cambiamos algo relevante —una finalidad nueva, un proveedor nuevo, un plazo distinto— lo avisaremos por correo con al menos treinta días de antelación. La fecha de la última revisión aparece al principio de esta página.