Política de privacidad

Quién trata tus datos

Responsable: Alexis Zanotti Orellana, NIF 61132808G, con domicilio en Calle La Ribera 1, Puerta 7 Torrente, Valencia, España CP 46900. Contacto para cualquier asunto de protección de datos: info@quoteprocess.com.

Esta política explica el tratamiento de datos personales en el sitio web www.quoteprocess.com y en la aplicación Quote Process.

Dos papeles distintos, y conviene no confundirlos

Quote Process es responsable del tratamiento de los datos de tu cuenta y de tu relación comercial con nosotros: quién eres, con qué correo entras, qué plan tienes y cómo usas el servicio.

De los datos que hay dentro de tu buzón —los correos de tus clientes, sus nombres, sus direcciones y sus mercancías— el responsable eres tú. Nosotros actuamos como encargado del tratamiento y solo los tratamos siguiendo tus instrucciones, en los términos del Contrato de encargado del tratamiento que forma parte de tu contrato con nosotros.

Qué datos tratamos y de dónde salen

• Cuenta: nombre, dirección de correo, imagen de perfil y proveedor de identidad, tal como los devuelve Google o Microsoft al iniciar sesión. Se piden únicamente los permisos openid, email y profile.
• Empresa: nombre comercial, correo, teléfono, idioma, plantilla de respuesta y reglas de tarifa que configures.
• Conexión de buzón: la dirección del buzón conectado, la dirección de reenvío que te asignamos si usas Gmail, y las credenciales de acceso, siempre cifradas con AES-256-GCM. No almacenamos tu contraseña de Google ni de Microsoft: nunca llega a nosotros.
• Contenido de mensajes: de los correos que el filtro identifica como solicitudes de transporte guardamos remitente, destinatario, asunto, cuerpo, identificador del mensaje y del hilo en el proveedor, y fecha. De los correos descartados no se guarda contenido alguno, solo el número de mensajes revisados.
• Datos extraídos de cada solicitud: origen, destino, distancia, peso, palés, bultos, volumen, fecha de recogida, mercancía y nombre y contacto de la persona que la envía.
• Presupuestos: importe, desglose, borrador de respuesta, fecha de envío y tu valoración sobre si el presupuesto era correcto.
• Métricas de funcionamiento: número de correos revisados, descartados, procesados y fallidos en cada revisión. Son recuentos agregados, sin contenido ni direcciones.
• Facturación: identificador de cliente en la pasarela de pago. Los datos de tarjeta los trata directamente Stripe y no pasan por nuestros servidores en ningún momento.
• Demo pública: la dirección IP, durante un máximo de una hora, únicamente para aplicar el límite de diez usos, más el texto que se pegue en el formulario.

Para qué y con qué base jurídica

No hay decisiones automatizadas con efectos jurídicos: ningún presupuesto sale del sistema sin que una persona lo revise y pulse enviar.

• Prestar el servicio contratado —recibir los correos entrantes, extraer los datos, calcular el precio y redactar la respuesta—: ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD).
• Enviar la respuesta desde tu propia dirección de Google o Microsoft, y acceder a tu buzón de Microsoft para leer los mensajes entrantes: tu consentimiento expreso, otorgado en la pantalla de permisos del proveedor y revocable en cualquier momento (art. 6.1.a RGPD).
• Recibir la copia de tu correo entrante de Gmail: el reenvío que tú mismo configuras en Gmail, que puedes desactivar allí en cualquier momento sin contar con nosotros.
• Facturar y cumplir obligaciones contables y fiscales: obligación legal (art. 6.1.c RGPD).
• Seguridad, prevención del abuso y límite de uso de la demo: interés legítimo en proteger el servicio (art. 6.1.f RGPD).
• Mejorar el producto a partir de métricas agregadas y de tu valoración de los presupuestos: interés legítimo (art. 6.1.f RGPD).

Cómo nos llegan los correos y qué permisos pedimos

La forma de recibir el correo depende de tu proveedor, y la diferencia importa: en Gmail no entramos en tu bandeja en ningún momento.

• Gmail: eres tú quien configura en Gmail el reenvío de una copia de tu correo entrante a una dirección que te asignamos. No leemos tu bandeja ni tenemos permiso para hacerlo: solo recibimos lo que tú decides reenviar, y decides también si reenvías todo o solo lo que cumpla un filtro. De Google pedimos únicamente https://www.googleapis.com/auth/gmail.send, para enviar la respuesta desde tu propia dirección, y https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email, para saber de qué cuenta es la conexión. No se pide permiso para leer, borrar o modificar etiquetas, ni para acceder a contactos, Drive o Calendar.
• Microsoft: aquí sí accedemos al buzón con tu autorización. Mail.Read para leer, Mail.Send para responder, User.Read para saber de qué buzón es la conexión y offline_access para poder seguir sondeando sin pedirte que entres cada hora. El sondeo es programado y no continuo: una pasada diaria, más las que lances tú manualmente desde la aplicación.
• La copia que reenvía Gmail la recibe por nuestra cuenta un proveedor de correo entrante, que nos la entrega y no la conserva. Está identificado en la lista de subencargados.
• Para dejar de enviarnos correo de Gmail basta con desactivar el reenvío en la configuración de Gmail; el efecto es inmediato y no pasa por nosotros. Para retirarnos además el permiso de envío, revoca el acceso desde la propia aplicación o desde myaccount.google.com/permissions. En Microsoft, al revocar el acceso desde la aplicación o desde myapps.microsoft.com dejamos de poder leer nada nuevo de inmediato.

Datos de Google: uso limitado (Limited Use)

Quote Process's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

En español y por partes, porque Google exige decir con claridad a qué se accede, para qué se usa, dónde se guarda, con quién se comparte y cómo se borra:

• A qué accedemos: de las API de Google pedimos únicamente https://www.googleapis.com/auth/gmail.send, para enviar la respuesta desde tu propia dirección, y https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email, para saber qué cuenta has conectado. Al iniciar sesión se piden además openid y profile. No pedimos permiso para leer, modificar ni borrar tu buzón, ni para acceder a contactos, Drive o Calendar.
• Para qué lo usamos: solo para funciones visibles del servicio, es decir, identificar la cuenta conectada y enviar el presupuesto que tú has revisado, cuando tú pulsas enviar.
• Qué guardamos: la dirección del buzón conectado y las credenciales de acceso cifradas con AES-256-GCM, en una base de datos alojada en la Unión Europea. De las API de Google no descargamos ni almacenamos ningún correo.
• Con quién lo compartimos: con nadie. Los datos obtenidos de las API de Google no se venden, no se ceden a terceros, no se usan para publicidad y no se envían a ningún proveedor de inteligencia artificial, ni para entrenar modelos ni para ninguna otra finalidad.
• Quién los lee: ninguna persona, salvo que tú nos lo pidas expresamente, que sea imprescindible por seguridad o para resolver una incidencia que nos comuniques, o que lo exija la ley.
• Cómo se borran: revoca el acceso desde la propia aplicación o en myaccount.google.com/permissions y las credenciales se eliminan. Al cerrar la cuenta se borra todo a los treinta días.

Inteligencia artificial

Importa de dónde sale ese texto: el contenido de los correos no procede de las API de Google, sino de la copia que tú mismo reenvías desde tu Gmail a la dirección que te asignamos, o del buzón de Microsoft que nos autorizas a leer. Ningún dato obtenido de las API de Google se envía a un modelo de lenguaje.

El texto de los correos identificados como solicitud se envía a un modelo de lenguaje para extraer los datos logísticos y redactar el borrador de respuesta. Usamos modelos de Anthropic (Claude) a través de la pasarela de Vercel. Según los términos comerciales de ese proveedor, el contenido enviado a través de su API no se utiliza para entrenar modelos.

El modelo nunca calcula el precio. Devuelve datos estructurados que se validan antes de guardarse, y el importe lo calcula un motor determinista con tus propias reglas, en céntimos enteros y con el desglose a la vista.

Antes de llamar al modelo, un filtro descarta el correo evidente que no es una solicitud. De esos mensajes no se envía nada a ningún proveedor de IA.

Con quién compartimos los datos

Solo con los proveedores necesarios para prestar el servicio, todos ellos con contrato de encargado y las garantías del artículo 28 del RGPD. La lista completa, con finalidad y ubicación de cada uno, está en la página de subencargados y se mantiene actualizada.

No vendemos datos personales ni los cedemos con fines publicitarios. Fuera de esos proveedores, solo se comunican datos cuando lo exige una obligación legal o el requerimiento de una autoridad competente.

Transferencias internacionales

Algunos proveedores están establecidos en Estados Unidos. Esas transferencias se amparan en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. cuando el proveedor está certificado, o en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea junto con las medidas complementarias que correspondan. La base de datos está alojada en la Unión Europea, en la región de Fráncfort (Alemania).

Cuánto conservamos los datos

• Correos procesados, solicitudes y presupuestos: mientras la cuenta esté activa y hasta treinta días después de darla de baja. Pasado ese plazo se borran.
• Datos de cuenta y de empresa: mientras la cuenta esté activa y treinta días más.
• Facturas y documentación contable: seis años, por obligación mercantil y fiscal.
• Credenciales de buzón: hasta que desconectes el canal o borres la cuenta; entonces se eliminan.
• IP de la demo pública: una hora como máximo, lo que dura la ventana del contador.
• Métricas agregadas de sondeo y caché de distancias entre localidades: se conservan sin límite porque no contienen datos personales.

Seguridad

• Todo el tráfico va cifrado en tránsito con TLS.
• Las credenciales de acceso a los buzones se guardan cifradas con AES-256-GCM y una clave que no vive en la base de datos.
• Cada empresa está aislada: toda consulta a la base de datos va acotada por su identificador de empresa.
• El acceso a los sistemas de producción está limitado a las personas que lo necesitan y protegido con doble factor.
• La aplicación no se indexa en buscadores y las rutas privadas exigen sesión iniciada.

Tus derechos

Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición, así como retirar tu consentimiento en cualquier momento, escribiendo a info@quoteprocess.com desde la dirección asociada a tu cuenta. Responderemos en el plazo de un mes.

Si crees que no hemos atendido bien tu solicitud, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es), C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid.

Si tus datos están en el buzón de una empresa cliente de Quote Process —por ejemplo, porque le pediste un presupuesto por correo—, dirígete a esa empresa, que es la responsable. Si nos escribes a nosotros, te pondremos en contacto con ella.

Menores

Quote Process es un servicio profesional dirigido a empresas y personas trabajadoras autónomas. No está destinado a menores de edad ni recogemos sus datos conscientemente.

Cambios en esta política

Si cambiamos algo relevante —una finalidad nueva, un proveedor nuevo, un plazo distinto— lo avisaremos por correo con al menos treinta días de antelación. La fecha de la última revisión aparece al principio de esta página.